Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en leveringen van Shiftr BV, gevestigd te Amsterdam (KvK 42087694), aan haar zakelijke opdrachtgevers. Ze zijn geschreven voor het gebruik van Shiftr als praktijkmanagement- en dossiersoftware in de zorg en houden rekening met de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Artikel 1 — Definities

In deze voorwaarden hebben de volgende begrippen de daarachter genoemde betekenis:

• Shiftr: Shiftr BV, KvK 42087694, Singel 126, 1015 AE Amsterdam.
• Opdrachtgever: de rechtspersoon (praktijk, instelling, maatschap) die met Shiftr een overeenkomst sluit voor het gebruik van de dienst.
• Gebruiker: elke natuurlijke persoon die namens de opdrachtgever gebruik maakt van de dienst (behandelaar, praktijkmedewerker, praktijkeigenaar).
• Cliënt: de natuurlijke persoon in behandeling bij de opdrachtgever wiens gegevens in het systeem worden verwerkt.
• Dienst: de door Shiftr geleverde software-as-a-service inclusief bijbehorende ondersteuning en updates.
• Klantdata: alle gegevens die door of namens de opdrachtgever in het systeem worden ingevoerd, inclusief persoonsgegevens van cliënten en medewerkers.
• Overeenkomst: de tussen Shiftr en opdrachtgever gesloten dienstverleningsovereenkomst, inclusief bijlagen (waaronder de verwerkersovereenkomst) en deze voorwaarden.
• Verwerkersovereenkomst: de op grond van artikel 28 AVG gesloten overeenkomst tussen Shiftr (verwerker) en opdrachtgever (verwerkingsverantwoordelijke).

Artikel 2 — Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en leveringen van Shiftr. Algemene voorwaarden van de opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als ze schriftelijk zijn overeengekomen tussen Shiftr en opdrachtgever.
3. Bij tegenstrijdigheid tussen deze voorwaarden en de overeenkomst prevaleert de overeenkomst. Bij tegenstrijdigheid tussen deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst prevaleert de verwerkersovereenkomst waar het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

Artikel 3 — Aanbod en totstandkoming

1. Aanbiedingen van Shiftr zijn 30 dagen geldig, tenzij anders aangegeven.
2. De overeenkomst komt tot stand door schriftelijke aanvaarding van de aanbieding door opdrachtgever, of door feitelijk gebruik van de dienst na activering van het account.

Artikel 4 — Aard van de dienst

1. Shiftr levert software-as-a-service. Er wordt geen software overgedragen; opdrachtgever ontvangt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.
2. De dienst is administratieve en organisatorische software. De dienst stelt geen medische diagnoses, doet geen therapiekeuzes en fungeert niet als medisch hulpmiddel in de zin van Verordening (EU) 2017/745 (MDR). De inhoudelijke behandelbeslissingen liggen te allen tijde bij de zorgverlener.
3. Shiftr kan de functionaliteit tussentijds uitbreiden of verbeteren. Wezenlijke afname van bestaande functionaliteit gebeurt alleen na tijdige aankondiging.

Artikel 5 — Toegang en accounts

1. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het beheer van gebruikersaccounts binnen zijn organisatie: aanmaken, wijzigen, deactiveren bij uitdiensttreding.
2. Gebruikers zijn verplicht hun inloggegevens vertrouwelijk te houden en tweefactor-authenticatie te gebruiken waar de dienst dat aanbiedt.
3. Elke handeling verricht met een geldig account wordt geacht te zijn verricht door de betrokken gebruiker. Opdrachtgever meldt vermoedens van misbruik onverwijld bij Shiftr.

Artikel 6 — Prijzen en betaling

1. De prijzen zijn vermeld in de overeenkomst, exclusief btw, tenzij anders vermeld.
2. Facturatie vindt maandelijks of jaarlijks vooraf plaats, met een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum.
3. Bij niet-tijdige betaling is opdrachtgever van rechtswege in verzuim en de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) verschuldigd, vermeerderd met redelijke incassokosten.
4. Shiftr mag de prijzen jaarlijks per 1 januari indexeren volgens de CBS-consumentenprijsindex (CPI, alle huishoudens), en daarnaast prijzen aanpassen op grond van reële kostenstijgingen (bijvoorbeeld hosting) met een aankondigingstermijn van minimaal 60 dagen. Bij een verhoging van meer dan 10% op jaarbasis buiten de CPI heeft opdrachtgever het recht de overeenkomst tegen de ingangsdatum van de verhoging op te zeggen.
5. Bij structureel niet-betalen mag Shiftr, na een schriftelijke ingebrekestelling en een redelijke hersteltermijn van minimaal 14 dagen, de dienst opschorten. Klantdata blijft gedurende de exit-periode (zie artikel 15) beschikbaar voor export.

Artikel 7 — Duur en opzegging

1. De overeenkomst wordt aangegaan voor de in de overeenkomst genoemde duur, en verlengt zich telkens stilzwijgend met dezelfde periode, tenzij een van partijen uiterlijk één maand voor het einde van de lopende termijn schriftelijk opzegt.
2. Beide partijen mogen de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk ontbinden als de andere partij toerekenbaar tekortschiet en dit tekort niet binnen een redelijke termijn na ingebrekestelling herstelt, of bij faillissement, surseance of ontbinding van de andere partij.

Artikel 8 — Beschikbaarheid en onderhoud

1. Shiftr streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% op maandbasis, gemeten buiten aangekondigd onderhoud.
2. Gepland onderhoud vindt in beginsel plaats buiten kantooruren en wordt minimaal 48 uur vooraf aangekondigd.
3. Bij noodonderhoud (bijvoorbeeld voor het dichten van een acute beveiligingskwetsbaarheid) mag Shiftr de dienst zonder voorafgaande aankondiging tijdelijk onbereikbaar maken; opdrachtgever wordt zo spoedig mogelijk geïnformeerd.
4. Shiftr biedt gebruikersondersteuning per e-mail op werkdagen tussen 09:00 en 17:00 uur. Reactietijden voor incidenten zijn afhankelijk van de urgentie zoals vastgelegd in de overeenkomst of eventueel afzonderlijke SLA.

Artikel 9 — Beveiliging

1. Shiftr treft passende technische en organisatorische maatregelen conform artikel 32 AVG en de norm NEN 7510. Dit omvat onder meer versleuteling in rust (AES-256-GCM) en transport (TLS 1.2+), verplichte tweefactor-authenticatie, rolgebaseerde toegangscontrole, hash-opslag van wachtwoorden (Argon2id), toegangslogging conform NEN 7513, periodieke penetratietests, hosting binnen de EER en een gedocumenteerde incident response-procedure.
2. Opdrachtgever spant zich in om de dienst zorgvuldig te gebruiken. Dit omvat onder meer: geen inloggegevens delen, verdachte activiteit melden, gebruikers deactiveren bij uitdiensttreding, en de eigen ICT-omgeving redelijk beveiligd houden (up-to-date besturingssystemen en browsers, antivirus).
3. Bij een geconstateerd of vermoed beveiligingsincident bij een van beide partijen informeren partijen elkaar onverwijld — Shiftr binnen 24 uur na ontdekking — en werken samen aan analyse en beheersing. Nadere afspraken staan in de verwerkersovereenkomst.

Artikel 10 — Persoonsgegevens en verwerkersovereenkomst

1. Bij het verwerken van cliëntgegevens en gegevens van gebruikers is opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke en Shiftr verwerker in de zin van de AVG. De hierbij geldende afspraken zijn vastgelegd in de verwerkersovereenkomst, die integraal onderdeel is van de overeenkomst.
2. Shiftr verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op instructie van opdrachtgever en voor de doelen zoals overeengekomen. Shiftr verkoopt geen klantdata en gebruikt deze niet voor eigen marketing.
3. Opdrachtgever staat er tegenover Shiftr voor in dat de invoer van cliëntgegevens rechtmatig plaatsvindt, waaronder het beschikken over de juiste grondslag en, waar nodig, geldige toestemming van de betrokken cliënt.
4. Shiftr mag sub-verwerkers inschakelen zoals beschreven in de verwerkersovereenkomst. Bij toevoeging of vervanging van een sub-verwerker wordt opdrachtgever tijdig geïnformeerd en heeft die het recht om gemotiveerd bezwaar te maken.

Artikel 11 — Klantdata en eigendom

1. Alle door of namens opdrachtgever ingevoerde klantdata blijft eigendom van opdrachtgever, respectievelijk de betrokken cliënten.
2. Opdrachtgever kan gedurende de looptijd van de overeenkomst klantdata exporteren in een gangbaar, machineleesbaar formaat.
3. Shiftr maakt periodieke backups voor bedrijfscontinuïteit en beveiliging. Backups worden versleuteld en binnen 90 dagen automatisch geroteerd.

Artikel 12 — Intellectueel eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de dienst, de software, de documentatie en het merk "Shiftr" berusten bij Shiftr of haar licentiegevers.
2. Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend het gebruiksrecht zoals omschreven in artikel 4. Reverse engineering, decompilatie of het onttrekken van broncode is niet toegestaan, behoudens dwingendrechtelijke uitzonderingen.
3. Suggesties of feedback van opdrachtgever mag Shiftr vrij gebruiken voor productverbetering, zonder vergoedingsplicht.

Artikel 13 — Aansprakelijkheid

1. De aansprakelijkheid van Shiftr voor directe schade uit hoofde van of in verband met de overeenkomst is per gebeurtenis en per kalenderjaar beperkt tot het bedrag dat opdrachtgever in de aan de gebeurtenis voorafgaande twaalf maanden aan Shiftr verschuldigd was voor de dienst, met een maximum van € 50.000 per kalenderjaar.
2. Shiftr is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, reputatieschade of schade door bedrijfsstagnatie.
3. De aansprakelijkheidsbeperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Shiftr of haar bedrijfsleiding, en niet voor schade waarvoor uitsluiting van aansprakelijkheid dwingendrechtelijk niet is toegestaan.
4. Elke aanspraak op schadevergoeding vervalt na verloop van 12 maanden nadat opdrachtgever de schade en de vermoedelijke veroorzaker heeft ontdekt of redelijkerwijs had moeten ontdekken.
5. Opdrachtgever vrijwaart Shiftr voor aanspraken van derden (waaronder cliënten en medewerkers) die verband houden met de wijze waarop opdrachtgever de dienst gebruikt of klantdata invoert, tenzij die aanspraken hun oorzaak vinden in een tekortkoming aan de zijde van Shiftr.

Artikel 14 — Overmacht

1. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: storingen of uitval van internet, telecommunicatie- of stroomvoorzieningen bij derden, cyberaanvallen (DDoS, ransomware) die met redelijke maatregelen niet konden worden voorkomen, brand, natuurrampen, pandemieën, staking en overheidsmaatregelen.
2. Bij overmacht worden verplichtingen opgeschort. Duurt de overmachtssituatie langer dan 60 aaneengesloten dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadeplicht.

Artikel 15 — Beëindiging en exit

1. Na afloop van de overeenkomst biedt Shiftr opdrachtgever een exit-periode van 30 dagen waarin klantdata kan worden geëxporteerd. Op verzoek en tegen redelijke kosten kan Shiftr een aanvullende exit-service leveren (bijvoorbeeld formaatconversie of overdracht aan een nieuwe leverancier).
2. Na afloop van de exit-periode wordt klantdata veilig verwijderd, met inachtneming van de wettelijke bewaarplichten (o.a. Wgbo 20 jaar). Backupmedia met klantdata worden geroteerd zoals in artikel 11.3 beschreven.
3. Op verzoek van opdrachtgever verstrekt Shiftr na afloop van de exit-periode een schriftelijke bevestiging van vernietiging.
4. Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn de beëindiging te overleven — waaronder aansprakelijkheid, geheimhouding, intellectueel eigendom en toepasselijk recht — blijven ook na beëindiging van kracht.

Artikel 16 — Geheimhouding

1. Partijen behandelen alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst over elkaar ontvangen als zodanig, ook na afloop van de overeenkomst.
2. Verplichtingen tot bekendmaking op grond van wet, rechterlijk bevel of toezichthouder gelden onverkort. Partijen informeren elkaar waar mogelijk vooraf.

Artikel 17 — Wijzigingen

1. Shiftr mag deze voorwaarden aanpassen. Wijzigingen worden minimaal 60 dagen vooraf schriftelijk aangekondigd aan opdrachtgever.
2. Bij een wijziging die aantoonbaar niet louter redactioneel of gunstiger voor opdrachtgever is, mag opdrachtgever de overeenkomst tegen de ingangsdatum van de wijziging opzeggen.

Artikel 18 — Overdracht

Opdrachtgever mag rechten en verplichtingen uit de overeenkomst niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Shiftr overdragen. Shiftr mag rechten en verplichtingen overdragen aan een groepsmaatschappij of rechtsopvolger onder algemene of bijzondere titel, waarbij het beveiligingsniveau en het gebruik van klantdata gelijkwaardig blijven.

Artikel 19 — Toepasselijk recht en geschillen

1. Op alle overeenkomsten tussen Shiftr en opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst. Partijen zullen zich eerst inspannen een geschil in redelijk overleg op te lossen.

Artikel 20 — Slotbepalingen

1. Als een bepaling van deze voorwaarden nietig blijkt of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen vervangen de betreffende bepaling in overleg door een geldige bepaling die de oorspronkelijke strekking zoveel mogelijk benadert.
2. Het uitblijven van een beroep op enige bepaling houdt geen afstand van recht in.
3. Kennisgevingen op grond van deze voorwaarden gebeuren schriftelijk (waaronder e-mail) aan de meest recent bekende contactgegevens van de andere partij.

Contact

Shiftr BV
Singel 126, 1015 AE Amsterdam
KvK 42087694
app@shiftr.me